turismo de negocios

Mercado de reuniones y la toma de decisiones

Mucho hemos insistido en separar a la industria de las reuniones de las consideraciones de hospitalidad y turismo, sobre todo con base en el proceso de toma de decisión tanto de la empresa/asociación organizadora de la reunión (llámese convención, congreso, exposición o programa de incentivo), como del individuo participante (sobre todo si implica viajar), por lo que en este artículo se analiza si esas premisas se mantienen en el contexto actual de incertidumbre y reactivación responsable.

Los eventos juegan un papel importante en el cumplimiento de metas y objetivos tanto para las empresas como para las asociaciones:

  • • Los objetivos organizacionales pueden ser de naturaleza meramente comercial, promocional, de planeación estratégica, o (un poco más sofisticado) relativos a la atracción, retención y motivación de talento cuando se trata de mercado corporativo.
  • • Las asociaciones, sin embargo, pueden tener en sus eventos un vehículo de transferencia de conocimiento, mecanismo de innovación, expansión de sus redes profesionales/membresías o solo el procurar la interacción social de sus agremiados.
También te puede interesar

Lo anterior, no implica que, para lograr esos objetivos, necesariamente se tengan que organizar o promover eventos/reuniones ni mucho menos que éstos tengan que realizarse en un destino o ciudad fuera de la sede de la institución…a menos que… la selección de ese destino sea un factor que coadyuve también a la consecución de esas metas. Me explico: si una empresa norteamericana (por ejemplo) necesita expandir su mercado hacia el resto de Latinoamérica, pudiera utilizar un destino de México o Centro América como puente o plataforma de lanzamiento; si lo que busca es motivar a un equipo de ventas, quizá necesite un destino exótico o versátil en su oferta de naturaleza; si una asociación europea quisiera globalizar un método científico o una fórmula determinada, entonces la selección de la sede se vuelve determinante y así….

Por ello, es que los oferentes de servicios y los destinos que pretenden complementar su demanda de turismo de placer con reuniones (para suavizar su estacionalidad, incrementar su tarifa promedio, garantizar una base de ocupación o ya más elaborado importar conocimiento) deben de orientar su narrativa, sus herramientas profesionales y sus canales hacia esos satisfactores de objetivos planteados. El proceso puede incluir el: estudiar a la organización con la que van a interactuar, establecer una comunicación permanente y empática con los tomadores de decisión, buscar dentro del destino aquellas comunidades que pudieran conectar con los objetivos de ese evento en particular y al final, ya que convencieron a los “dueños” de la reunión, entonces sí promover para incrementar asistencia con los públicos adecuados.

Lo que vale la pena preguntarse es: ¿Ha cambiado esa división entre reuniones y atractividad de los destinos?  ¿se vuelve a diluir la línea entre un destino de placer y uno de reuniones sobre todo en lo que tiene que ver con el participante en lo individual? Me parece que si… Las necesidades psicosociales de las personas se han visto muy afectadas con la pandemia y por ello, si a través de poner en relieve las características de nuestros destinos, podemos ofrecer alguna satisfacción a esa nueva realidad individual, estaremos dando en el clavo. 

La revaloración de lo esencial, incluyendo la convivencia sana con familiares y amigos; el énfasis por el cuidado de la salud y bienestar (físico, social, mental, financiero y laboral); el miedo a lo desconocido, el redimensionamiento del nuevo “encuentro”, la prisa por socializar pero con este nuevo concepto de “distancia” que cada uno interpretamos de manera diferente, son elementos que nos pueden dar una pista de lo que ahora tenemos que comunicar a fin de que el participante decida viajar e involucrarse SI con la reunión de su empresa/asociación pero también CON el destino y la comunidad receptora a la que impacta.

La conclusión es que ahora el mundo de las reuniones nos ofrece ese camino adicional hacia un turismo sustentable (de a deveras) que permita que la experiencia del participante se vincule cada vez más a la calidad de vida del residente del destino sede. El “bleasure” (combinación de turismo de placer y negocios) está de vuelta entonces, pues al final el doctor, ejecutivo, vendedor, ingeniero o expositor es un ser humano, con una autonomía renovada y autorizada, que puede aprovechar el viaje a un evento para quedarse unos días y ser un nómada digital trabajando remotamente desde ese destino (o uno cercano), puede invitar a su pareja, familia o amigos a reunirse para extender su experiencia o simplemente puede salirse a correr en la mañana, caminar en los recesos, conocer los atractivos en los espacios libres o (mejor aún ) disfrutar los componentes experienciales que forman parte del diseño del evento en el que decidió participar.

También te puede interesar

La transferencia de conocimientos (esencia de muchos de los congresos, sobre todo) se puede hacer de manera digital y ya lo comprobamos con todos estos meses de zoom ´s y diálogos virtuales. Lo que NO se puede hacer por la pantalla es dinamizar las relaciones personales, experimentar los atractivos naturales de un destino o (por ejemplo) disfrutar de las delicias gastronómicas de un país. 

Por último, SI habrá menos, pero mejores reuniones en los destinos (pues mucho de la educación se transmitirá de manera digital aprovechando el incremento de audiencias y potencial mejora del contenido y los tomadores de decisión serán aún más selectivos). La persona que decida asistir o participar en el evento de su compañía o asociación lo hará con un sentido más afinado de propósito, quizá querrá dejarle o llevarse algo más significativo de la comunidad a la que visita. Por ello, amigos turisteros, les propongo afinar la puntería: pensemos en un menú, por ejemplo, de programas de responsabilidad social que conecte los valores de la sociedad en la que vivimos con los de la compañía/asociación a la que estamos convenciendo; contemplemos una oferta que ponga el bienestar de la persona en el centro del diseño de la promesa de valor de nuestra ciudad; entablemos un diálogo profesional, empático y flexible que respete la autonomía, reafirme la confianza, y priorice la seguridad sanitaria….. entonces nos estaremos adaptando a este nuevo e interesante contexto global del mercado de reuniones y turismo.

Autor: Eduardo Chaillo

Eduardo Chaillo es un constructor de puentes y consultor en las industrias de reuniones y turismo. Es también Director Regional de Maritz Global Events para America Latina.

One thought on “Mercado de reuniones y la toma de decisiones

Comments are closed.